1. Verantwortlicher
- Unternehmen
- Wer schreibt der bleibt GmbH
- Adresse
- Schaffnerweg 4, 4852 Weyregg am Attersee
- E-Mail (Datenschutz)
- datenschutz@meetingminutesx.com
- Datenschutzbeauftragter
- Edgar Piskernik
2. Grundsatz und Zweck der Verarbeitung
MeetingMinutesX ist eine Plattform zur digitalen Erstellung, Verwaltung und revisionssicheren Archivierung von Besprechungsprotokollen. Protokolle dokumentieren Beschlüsse, Vereinbarungen und Aufgaben, die in Besprechungen getroffen werden. Sie erfüllen in vielen Kontexten eine gesetzliche oder vertragliche Nachweisfunktion — etwa im Gesellschaftsrecht, im Werkvertragsrecht, im Arbeitsrecht sowie im Rahmen von Compliance- und Auditanforderungen.
Die Nennung von Personennamen in Protokolleinträgen ist kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung für die Erfüllung dieses Nachweiszwecks. Ein Protokoll, das nicht erkennen lässt, wer welche Aussage getroffen, welchen Beschluss gefasst oder welche Aufgabe übernommen hat, verliert seinen rechtlichen und organisatorischen Wert.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
a) Accountdaten
Name, E-Mail-Adresse, Zeitzone, bevorzugte Sprache, optional: Microsoft-Entra-ID-Kennung.
b) Protokolldaten
Namen von Teilnehmern, Verfassern von Einträgen, zugewiesenen Aufgabenverantwortlichen sowie Personen, die Beschlüsse gefasst oder Korrekturen vorgenommen haben. Diese Daten entstehen im Kontext von Besprechungen und sind inhaltlich mit dem jeweiligen Protokolleintrag untrennbar verbunden.
c) Metadaten und Audit-Trail
Zeitstempel von Erstellungen, Änderungen und Freigaben; Versionsverlauf von Einträgen; Lesebestätigungen; Anmeldezeitpunkte (ohne Klartext-IP).
d) Aufgabendaten
Zuweisungen, Statusänderungen, Fälligkeitsdaten mit Personenbezug.
4. Rechtsgrundlagen
| Datenart | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Accountdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Protokolldaten mit gesetzlicher Nachweispflicht | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) |
| Protokolldaten ohne gesetzliche Pflicht | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an revisionssicherer Dokumentation) |
| KI-Zusammenfassungen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Effizienz) |
Das berechtigte Interesse an der Protokollführung wurde im Rahmen einer Interessenabwägung bewertet. Protokolle mit namentlicher Zuordnung sind in der Geschäftspraxis etablierter Standard und werden von betroffenen Personen im beruflichen Kontext typischerweise erwartet.
5. Recht auf Löschung — Einschränkungen und Begründung
Die DSGVO garantiert in Art. 17 das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt. Art. 17 Abs. 3 DSGVO sieht ausdrückliche Ausnahmen vor, wenn die Verarbeitung erforderlich ist:
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (lit. b), oder
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. e).
Namen und personenbezogene Angaben in abgeschlossenen, freigegebenen oder eingefrorenen Protokollen können nicht gelöscht oder anonymisiert werden, wenn und solange:
- das Protokoll einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt (z. B. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen, baurechtliche Baubesprechungen, arbeitsrechtlich relevante Gespräche),
- das Protokoll zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sein kann — dies gilt insbesondere für Protokolle, die Beschlüsse, Leistungspflichten oder Haftungsfragen dokumentieren,
- die Löschung die Integrität des Gesamtdokuments zerstören würde — ein Protokoll mit geschwärzten Personenbezügen kann seinen Nachweiswert nicht mehr erfüllen und würde andere Betroffene in ihren Rechten beeinträchtigen.
Was wir trotzdem tun:
- Accountdaten (Login, Profil, Benachrichtigungseinstellungen) werden auf Antrag vollständig gelöscht.
- Der kryptografische Schlüssel Ihres Accounts wird gelöscht (Crypto-Shredding gemäß Art. 17 DSGVO): Alle verschlüsselten Inhalte, die mit Ihrem persönlichen Schlüssel gesichert wurden, werden damit faktisch unlesbar — auch ohne Löschung des Protokolltextes selbst.
- Ihr Name in zukünftigen Protokollen wird nicht mehr verwendet, sobald Ihr Account deaktiviert ist.
- Auf Antrag kennzeichnen wir Ihren Account intern als gelöscht und unterbinden jede weitere aktive Nutzung Ihrer Daten für Marketingzwecke oder Analysen.
Was wir nicht tun können:
6. Weitere Betroffenenrechte
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie erhalten auf Anfrage einen vollständigen Export aller über Sie gespeicherten Daten im maschinenlesbaren JSON-Format.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Unrichtige Accountdaten berichtigen wir unverzüglich. Unrichtige Angaben in Protokolleinträgen können über den integrierten Korrektur-Workflow angepasst werden — der ursprüngliche Eintrag bleibt dabei im Revisionsverlauf sichtbar, die Korrektur wird als solche kenntlich gemacht.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Soweit die Voraussetzungen vorliegen, schränken wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf Antrag ein.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Wir prüfen jeden Widerspruch individuell; bei Protokolldaten mit Nachweisfunktion werden wir in der Regel ein überwiegendes berechtigtes Interesse darlegen müssen.
Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)
Ihre persönlichen Daten stellen wir auf Anfrage in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereit.
7. Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Frist |
|---|---|
| Accountdaten aktiver Nutzer | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Accountdaten nach Kündigung | 30 Tage, danach Löschung |
| Protokolle ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht | 7 Jahre ab Erstellungsdatum (steuerrechtliche Vorsicht) |
| Protokolle mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht | Gemäß anwendbarem Recht (z. B. 7–30 Jahre je nach Regelungsbereich) |
| Audit-Logs und Zugriffsprotokolle | 12 Monate |
8. Empfänger und Drittländer
Protokolldaten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, mit Ausnahme der KI-Zusammenfassungsfunktion, die die Anthropic API verwenden kann, soferne diese von Ihrer Firma freigegeben wurde.
| Empfänger | Zweck / Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Wer schreibt der bleibt GmbH | Hosting, Datenbankbetrieb |
| Anthropic PBC (USA) | KI-Zusammenfassungen (opt-in) — Standardvertragsklauseln Art. 46 DSGVO |
Bei der Anthropic API werden ausschließlich Protokolltexte übermittelt — keine Accountdaten, keine E-Mail-Adressen. Die Nutzung der KI-Zusammenfassung ist optional und kann pro Firma deaktiviert werden.
9. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren:
| Land | Behörde |
|---|---|
| Österreich | Datenschutzbehörde (DSB) — www.dsb.gv.at |
| Deutschland | Zuständige Landesdatenschutzbehörde am Sitz der betroffenen Person |
10. Kontakt für Datenschutzanfragen
Diese Datenschutzerklärung wird bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitungstätigkeiten aktualisiert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Website abrufbar. Stand: Juni 2026.